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repro-tech-meetup's Introduction

Repro Tech Meetup

Repro Tech Meetupは、スタートアップにおける技術領域での失敗を少しでも防ぐようノウハウを共有することを目的とするミートアップです。

Reproで過去選択した技術の失敗談や、それをどうやって盛り返してきたのか共有
Reproの今を支える技術や知見を共有
ゲストを呼びReproで利用する・している技術について学ぶ

Repro は、5,000以上の世界中にあるアプリに利用されるマーケティングオートメーションツールを提供する会社です。数千万DAUのアクセスや行動ログを基にした柔軟な分析ワークロードを実現し、毎日億を超えるpush配信などのマーケティング施策の実施を支援しています。

hashtag: reprotech
connpass: https://repro-tech.connpass.com/
slack: repro-tech(join from here)

注意事項

技術の共有が目的の勉強会です
参加目的が不適切だと判断される場合には、運営側で参加をキャンセルさせていただく場合がございます
どなたでもイベントの様子を撮影し、ブログやSNSなどで公開可能としています点、ご了承ください

テーマを決定
どのようなことについて話すか詳細案PR(meetups/<num>/connpass.md)作成し、関連メンバーで詳細を詰める
社外の有識者およびReproそれぞれから１名以上のspeakerのattend
必要に応じてspeakerをSlack(join from here)へ招待
speakerへTwitterのbio程度の文章量の自己紹介文作成を依頼
競合イベントやspeakerの都合に合わせ、必要に応じて開催日を調整する

Repro外の開場を手配する場合は、以下の点を確認しておくこと

最大の座席数
マイク・プロジェクターの数などの設備
wifi ssid/pwやアナウンス用のホワイトボード
受付用のテーブルの有無や配置
音響設備およびその接続
入館手続き
お酒の搬入時間およびその経路
フードの搬入時間およびその経路
入館が厳しい場合、フードの搬入対応をお願いすること可能化
準備開始可能時間および完全撤収時間
その他制約があればヒアリング

Publish Event

最低でも開催3W前に公開すること

speakerより自己紹介文を回収
connpassへ公開準備を行い、speakerに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
必要に応じてspeaker陣で目的やテーマについての意識合わせ、開催に伴う懸念点の払拭を目的としたkick-off (15min) on video chatを開催する
Repro Tech connpassの公開

Promotion

1 week before

LT枠が埋まっていなかったら知り合いに打診
必要に応じてconnpassの増枠
LTを含むSpeakerよりタイトルを受領
各種SNS feedより再度告知
前回のKPTも活かしたintrocution, closing資料の準備

LTを含むSpeakerよりタイトルを受領

イベント開催が迫ってまいりましたので、そろそろ発表タイトルを公開したいなぁと思っています✨

仮でも構いませんので、タイトルを共有頂けたら嬉しいです🙏

1 day before

Repro以外の会場の場合、以下をpackingする
- novelty
  - Repro ステッカー * 100-200枚
  - Repro Tシャツ S1, M2, L2, XL1
- (option)Route Announce
  - 道案内用の紙 * 1-2
  - 譜面スタンド
- Acceptance
  - Reproテーブルクロス * 1枚
  - クロス固定用洗濯ばさみ * 1set
  - 8口電源タップ * 1個
  - name strap(はがきサイズ) * 100個
  - name card(はがきサイズ) * 100枚
  - サインペン * 5本
- LT
  - タイムキープ用キッチンタイマー
  - 残り時間表示用のプラカード(1,2,3,5 min to end)
- party
  - 太めのサインペン * 1本
  - 養生テープ * 1 roll
  - 45Lゴミ袋 * 1 set
  - ウェットティッシュ * 1 set
- Sound
  - chrome cast audio(先方の音響設備利用するとき) * 1
  - google home(音響設備がないとき用) * 1
在庫状況に応じて以下を発注
- ビール、チューハイ、ハイボールなどの飲み物の発注
  - 必要なお酒ケース数 = 開催1日前の申込者数 * 当日キャンセルしない率 0.9 * 実参加率 0.7 * 一人あたりの平均消費缶 1.8 / 24
  - 注文比率: (ビール : チューハイ : ハイボール(オプション)) = (3 : 1 : 1)
  - ソフトドリンクは烏龍茶を1boxのみ
- 乾き物の発注
  - 柿ピーなど小袋のものを数種(ノーマル柿ピー & わさび柿ピー)を合計申し込み者数分
スタッフ分担(優先度順)
- 会のファシリテート(質問、タイムキープ) * 1名
  - 場合によっては分担する
- アテンド * 1-2名
- 会場誘導・登壇者のサポート・フード発注・展開 * 1名
  - 会場の広さによっては会場誘導にもう1名必要となる可能性がある
- (option) 実況およびTwitter Timeline表示担当
connpassより以下メッセージを送る

subject: Repro Tech Meetup #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度はRepro Tech Meetupへご応募頂きありがとうございます！
開始スケジュールや場所は以下のとおりです。

## 開場・開始

開場: 19:00
スタート: 19:30

## 場所

東京都渋谷区代々木1丁目36-4 全理連ビル 6階
google map: https://goo.gl/maps/t7NtRv4rUv92

LTされる方はテーマをconnpass feedに投稿いただけると嬉しいです。

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日の作業

カクヤスより飲み物受け取りのため、社外の会場でイベントをする場合は1h前(18:00)より以下の作業を行う
なお、スタッフはなるべく散らばって座ること。

会場設営(開場1h前, Reproの場合は30min前)
- (option) 道案内スタンドの設置
- 受付
  - 長テーブルの配置
  - クロス、stickerの配置
  - 受付デスクもしくは近くテーブルにビールやおつまみの配置
  - ネームカードと用紙および記述スペースの確保
- ネームカードへの記述内容
  - handle and name
  - 好きなこと
  - 名刺も挟んでもらう
- 音響設備
  - wifiへchrome cast audioを接続し、chrome cast audioより音楽を流す
- 座席
  - 背中を向けて座らない & 座席の間が空き過ぎないようにする。ただし、この作業は原状復帰までの時間が十分に確保できるときに限る
- アナウンス
  - 設営完了後、その状態をSNSに拡散し開場していることを知らせる
- (Option) Timeline
  - 複数ディスプレイもしくはプロジェクターを利用可能な場合は、TwitterなどのタイムラインおよびWifi SSID/PW, Hashtagを表示
LT準備
- キッチンタイマーの案内
- 登壇者・LT社については接続確認の案内
アテンド
- connpass ID もしくは名前を確認し、connpass上のアテンドをする
- connpass未申し込み者は、その場で申し込んでもらう
- stickerやお酒を案内
- 奥から詰めて座ってもらうよう案内
開始
- 必要に応じて開始を5-10min遅らせる
- 実参加人数に合わせ、ピザを発注 (5-7名/枚)
セッション開始
- キッチンタイマーによる登壇者自身のtime keep
- スタッフ側もでのtime keepも実施。必要に応じてプラカードによる通知
- 時間が大きく押し気味の場合は、前半の部終了後の休憩時間(ask me anything 的な時間) or 全発表終了後の懇親会にてやってもらう
懇親前
- Tシャツプレセント大会
- 会場参加者の力を借りてピザとお酒を展開

イベント終了後

主催にてKPTの実施し、次回の改善点を決定

Repro Tech Meetup : Front

Prepare contents

AI, CRE, DBなどテーマのcategoryを決定
どのようなことについて話すか詳細案PR(meetups/<num>/connpass.md)作成し、関連メンバーで詳細を詰める
社外の有識者およびReproそれぞれから１名以上のspeakerのattend
speakerへTwitterのbio程度の文章量の自己紹介文作成を依頼
trelloにてdesignerへevent banner(660*270px)の作成依頼。このとき、design imageがつくよう背景知識も共有する。
必要に応じてスピーカーの都合に合わせ開催日を調整し、開催日を確定

Publish Event

最低でも開催3W前に公開すること

speakerより自己紹介文を回収
connpassへ公開準備を行い、speakerに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
必要に応じてspeaker陣で目的やテーマについての意識合わせ、開催に伴う懸念点の払拭を目的としたkick-off (15min) on video chatを開催する
Repro Tech connpassの公開

Promotion

announce.md, meetup.md, wantedly.mdなどのプロモーション資料の準備
Repro meetup group event
Repro wantedly feed
Repro linkedin
Repro facebook group event
Repro connpass group message
PR担当にtrelloより依頼 / Repro facebook group, Repro slack, reproio twitter
Speakerにtwitter, facebookなどのSNSでの拡散

1 week before

LT枠が埋まっていなかったら知り合いに打診
必要に応じてconnpassの増枠
LTを含むSpeakerよりタイトルを受領
各種SNS feedより再度告知
前回のKPTも活かしたintrocution, closing資料の準備

1 day before

connpassより以下メッセージを送る
在庫状況に応じて以下を実施
- ビール(1.5本/人)・酎ハイ(0.5本/人)の発注
- 乾き物(ハッピーターン、柿ピー、パイの実、コアラ、和菓子盛り合わせ的なものなど)の発注

subject: Repro Tech Meetup #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度はRepro Tech Meetupへご応募頂きありがとうございます！
開始スケジュールや場所は以下のとおりです。

## 開場・開始

開場: 19:00
スタート: 19:30

## 場所

東京都渋谷区代々木1丁目36-4 全理連ビル 6階
google map: https://goo.gl/maps/t7NtRv4rUv92

LTされる方はテーマをconnpass feedに投稿いただけると嬉しいです。

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日の作業

開場30min前に会場設営ビールやおつまみの配置
登壇者・LT社については接続確認を依頼
スタート後、ピザを発注(5名/枚)

イベント終了後

主催にてKPTの実施し、次回の改善点を決定

Repro Tech Hands-on : kubernetes

Prepare contents

hands-on themeの決定
hands-on案(hands-on/<num>/connpass.md) を作成し、詳細を詰める
- Reproの会場の場合募集は最大で30名程度
- 10名に一人のメンターがつけるのが理想
- 集まりを鑑み、connpassの開始時間はスタートより15min程度早めにしておく
hands-on案をもとに1名以上のメンター依頼を実施
イベント用バナー(660*270px)の作成依頼
Mentorの都合と時間に合わせ、土日(可能であれば日曜)で開催日の決定

Publish Event

最低でも開催2W前に公開すること

メンターより自己紹介文(twitterのbio程度の長さ)とプロフィール画像(github, twitter画像の参照でも可能)を回収
connpassへ公開準備を行い、memterに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
メンターとmeetingを行い、hands-onプログラムの方向性を決定する
Repro Tech connpassの公開

Promotion

announce.md, meetup.md, wantedly.mdなどのプロモーション資料の準備
Repro meetup group event
Repro wantedly feed
Repro linkedin
Repro facebook group event
Repro connpass group message
PR担当にtrelloより依頼 / Repro facebook group, Repro slack, reproio twitter
Mentorにtwitter, facebookなどのSNSでの拡散

1 week before

必要に応じて増枠し、再告知する
Hands-on プログラムの詳細が決まっていない場合は、Menter含め最終調整
前回のKPTも活かしたintrocution資料の準備

1 day before

connpassより以下メッセージを送る
在庫状況に応じて以下を実施
- ビール(1.5本/人)・酎ハイ(0.5本/人)の発注
- 乾き物(ハッピーターン、柿ピー、パイの実、コアラ、和菓子盛り合わせ的なものなど)の発注ないし調達

subject: Repro Tech Hands-on #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度は明日開催のRepro Tech Hands-onへご応募頂きまして、誠にありがとうございます。
明日の開場は12時30分です。

## 開場・開始

開場: 12:30
スタート: 13:00

## 場所

東京都渋谷区代々木1丁目36-4 全理連ビル 6階
google map: https://goo.gl/maps/t7NtRv4rUv92

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日の作業

開場30min前に会場設営
- 机の配置はカテゴリーや参加者のスキルを考慮しグループ化する
- 人数が少ないときは複数のデスクをくっつけ、多きグループを作るとコミュニケーションが活発になる
- カテゴリごとにgrouping(iOS, Androidなど)する場合は、ホワイトボードに各グループの座席配置を書いておくと案内に迷わなくて良い
ReproよりRepro Tech Hands-onの概要説明
- Repro Techの概要説明
- Hands-onのテーマの説明
- タイムテーブル・進行の説明
- メンターの紹介
- 自己紹介
  - 20名以下ときは、全体で実施
  - 20名超過のときは、机やgroupごとに実施
Mentorよりprogramの説明
hands-onのプログラム終了1h前からお酒を振る舞うようにする
懇親会
- 立食形式
- テーブル２つ程度に軽食を展開
懇親会終了前に #reprotech にて感想tweetを依頼

イベント終了後

振り返りの実施し、次回の改善点を決定する

Repro Tech Meetup Native SDK

コンテンツ準備

テーマおよび開催日
- Team / テーマを決定
- Team / どのようなことについて話すか詳細案PR(meetups/<num>/connpass.md)作成し、関連メンバーにて詳細を詰める
- Team / 開催日の決定。このとき、競合イベントやスピーカーの都合を鑑みて決定する。月初Tue - Thuあたりがオススメ。
- HR / 会場の手配
スピーカー(Repro * 1, 社外有識者 * 2となることが多い)
- Team / Reproからのスピーカーを1名以上
- Team / 社外の有識者スピーカーを1名以上(作成したconnpass.md URLをセットでお声がけ)
- Team / スピーカーへ自己紹介文(255文字程度、Twitterのbio程度の分量)の作成を依頼

Repro以外の開場手配する場合の確認ポイント

最大の座席数
マイク・プロジェクターの数などの設備
wifi ssid/pwやアナウンス用のホワイトボード
受付用のテーブルの有無や配置
音響設備およびその接続
入館手続き
お酒の搬入時間およびその経路
フードの搬入時間およびその経路
入館が厳しい場合、フードの搬入対応をお願いすること可能化
準備開始可能時間および完全撤収時間
その他制約があればヒアリング

イベント公開

最低でも開催3W前に公開すること

HR / イベント会場への入り口がわかりにくい場合は、その誘導を目的としたmapをskitchなりで作成する
Team / スピーカーより自己紹介文を回収
Team / connpassへ公開準備を行い、スピーカーに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
Team / 必要に応じてスピーカー陣で目的やテーマについての意識合わせ、開催に伴う懸念点の払拭を目的としたkick-off (15min) on video chatを開催する
Team / 以下のアンケートをつける
Team / Repro Tech connpassの公開

アンケート

required / Full-Name
option / イベント告知をお届けして良い場合はemailを入力ください

上記に加え、イベントテーマごとにアンケートをカスタマイズしても良い。

プロモーション

開催１週前

Team / 社内お手伝いを募る
Team / LT枠が埋まっていなかったら知り合いに打診
Team / 必要に応じてconnpassの増枠
Team / LTを含むスピーカーよりタイトルを受領
HR / (option) 各種SNS feedより再度告知
HR / 前回のKPTも活かしたイントロダクション資料の準備

LTを含むスピーカーよりタイトルを受領

イベント開催が迫ってまいりましたので、そろそろ発表タイトルを公開したいと思っています✨

仮でも構いませんので、タイトルを共有頂けたら嬉しいです🙏

1日前

Team / 手伝ってくれるメンバーと役割分担について15min kick-offを行う
HR / スタッフ分担(優先度順)
- 会のファシリテート(質問、タイムキープ) * 1名
  - 場合によっては分担する
- アテンド * 1-2名
- 会場誘導・登壇者のサポート・フード発注・展開 * 1名
  - 会場の広さによっては会場誘導にもう1名必要となる可能性がある
- (option) 実況およびTwitter Timeline表示担当
HR / Repro以外の会場の場合、以下をパッキングする
- novelty
  - Repro ステッカー * 100-200枚
  - Repro Tシャツ S1, M2, L2, XL1
- (option)Route and Attention Announce
  - 道案内用の紙 * 1-2
  - 道案内図を立てる譜面スタンド
  - 土足厳禁である場合は、それを示すための譜面スタンド
- 受付
  - Reproテーブルクロス * 1枚
  - クロス固定用洗濯ばさみ * 1set
  - 8口電源タップ * 1個
  - name strap(はがきサイズ) * 100個
  - name card(はがきサイズ) * 100枚
  - サインペン * 5本
- LT
  - タイムキープ用キッチンタイマー
  - 残り時間表示用のプラカード(1,2,3,5 min to end)
- 懇親会
  - 太めのサインペン * 1本
  - 養生テープ * 1 roll
  - 45Lゴミ袋 * 1 set
  - ウェットティッシュ * 1 set
- 音響
  - chrome cast audio(先方の音響設備利用するとき) * 1
  - google home(音響設備がないとき用) * 1
HR / 在庫状況に応じて以下を発注
- ビール、チューハイ、ハイボールなどの飲み物の発注
  - 必要なお酒ケース数 = 開催1日前の申込者数 * 当日キャンセルしない率 0.9 * 実参加率 0.7 * 一人あたりの平均消費缶 1.8 / 24
  - 注文比率: (ビール : チューハイ : ハイボール(オプション)) = (3 : 1 : 1)
  - ソフトドリンクは350mlのお茶系飲料を1boxのみ
- 乾き物の発注
  - 柿ピーなど小袋のものを数種を合計申し込み者数分
  - ノーマル柿ピー6袋詰、わさび柿ピー6袋詰、亀田製菓つまみ種6袋詰
- (option) ピザ以外のフードの場合
  - 前日に発注する
HR / connpassより以下メッセージを送る

subject: Repro Tech Meetup #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度はRepro Tech Meetupへご応募頂きありがとうございます！
開始スケジュールや場所は以下のとおりです。

## 開場・開始

開場: 19:00
スタート: 19:30

## 場所

<event_space>

LTされる方はテーマをconnpass feedに投稿いただけると嬉しいです。

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日

心構え

カクヤスより飲み物受け取りのため、社外の会場でイベントをする場合は1h前(18:00)より以下の作業を行う
Repro memberはイベント参加者にイベントに来てもらって良かったと思ってもらうため、以下を心がける
- 散らばって座ること
- 身内で話さないこと
  - 他の人に1人で話しかけにくいのであれば、2人チームで動いてもOK

作業

17:30- 会場移動
18:00- 会場設営(開場1h前, Reproの場合は30min前)
- (option) 道案内スタンドの設置
- 原状復帰を目的とした写真撮影を行い、slackにポストしておく
- 受付
  - 長テーブルの配置
  - クロス、stickerの配置
  - 受付デスクもしくは近くテーブルにビールやおつまみの配置
  - ネームカードと用紙および記述スペースの確保
- ネームホルダー
  - 名刺を挟む OR connpass handleを書いてもらう
- 音響設備
  - wifiへchrome cast audioを接続し、chrome cast audioより音楽を流す
- 座席
  - 背中を向けて座らない & 座席の間が空き過ぎないようにする。ただし、この作業は原状復帰までの時間が十分に確保できるときに限る
- アナウンス
  - 設営完了後、その状態をSNSに拡散し開場していることを知らせる
- (Option) Timeline
  - 複数ディスプレイもしくはプロジェクターを利用可能な場合は、TwitterなどのタイムラインおよびWifi SSID/PW, Hashtagを表示
19:00 開場
- 受付
  1. connpass ID もしくは名前を確認し、connpassにて受付作業(Manage Attendee)を行う
  2. connpass未申し込み者は、その場で申し込んでもらう
  3. stickerやお酒を案内
  4. Handle などを書くか、名刺をname cardに入れてもらうよう依頼
  5. 奥から詰めて座ってもらうよう案内
- LT・登壇者への案内
  1. キッチンタイマーの案内
  2. 接続確認の案内
19:30 開始
- 必要に応じて開始を5-10min遅らせる
- 実参加人数に合わせ、ピザを発注 (5-7名/枚)
19:40 セッション開始
- キッチンタイマーによる登壇者自身のtime keep
- スタッフ側もでのtime keepも実施。必要に応じてプラカードによる通知
- 時間が大きく押し気味の場合は、前半の部終了後の休憩時間(ask me anything 的な時間) or 全発表終了後の懇親会にてやってもらう
21:00頃懇親前
- 会場参加者の力を借りてフードとドリンクを展開

イベント終了後

Team&HR / 主催にてKPTの実施し、次回の改善点を決定

Tips

キッチンタイマー

登壇者は、お酒を入れていると特にプレートを見ない。
通知が音の場合発表の妨げとなるため、光もしくは振動で知らせることのできるタイマーが望ましい。

e.g.

ネームカード

名札を準備して、互いに名前もしくはハンドルがわかるようにする。
なお、サイズは名前やhandleは大きく表示されていることが望ましいため、はがきサイズを推奨。

必要に応じてサービスを利用することで、参加者のネームカードを自動生成することもできる。

ペーパーリストバンドを利用したロール表示も良い。

Repro Tech hands-on : Nuxt.js

Prepare contents

hands-on themeの決定
hands-on案(hands-on/<num>/connpass.md) を作成し、詳細を詰める
- Reproの会場の場合募集は最大で30名程度
- 10名に一人のメンターがつけるのが理想
- 集まりを鑑み、connpassの開始時間はスタートより15min程度早めにしておく
hands-on案をもとに1名以上のメンター依頼を実施
イベント用バナー(660*270px)の作成依頼
Mentorの都合と時間に合わせ、土日(可能であれば日曜)で開催日の決定

Publish Event

最低でも開催2W前に公開すること

メンターより自己紹介文(twitterのbio程度の長さ)とプロフィール画像(github, twitter画像の参照でも可能)を回収
connpassへ公開準備を行い、memterに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
メンターとmeetingを行い、hands-onプログラムの方向性を決定する
Repro Tech connpassの公開

Promotion

announce.md, meetup.md, wantedly.mdなどのプロモーション資料の準備
Repro meetup group event
Repro wantedly feed
Repro linkedin
Repro facebook group event
Repro connpass group message
PR担当にtrelloより依頼 / Repro facebook group, Repro slack, reproio twitter
Mentorにtwitter, facebookなどのSNSでの拡散

1 week before

必要に応じて増枠し、再告知する
Hands-on プログラムの詳細が決まっていない場合は、Menter含め最終調整
前回のKPTも活かしたintrocution資料の準備

1 day before

connpassより以下メッセージを送る
在庫状況に応じて以下を実施
- ビール(1.5本/人)・酎ハイ(0.5本/人)の発注
- 乾き物(ハッピーターン、柿ピー、パイの実、コアラ、和菓子盛り合わせ的なものなど)の発注ないし調達

subject: Repro Tech Hands-on #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度は明日開催のRepro Tech Hands-onへご応募頂きまして、誠にありがとうございます。
明日の開場は12時30分です。

## 開場・開始

開場: 12:30
スタート: 13:00

## 場所

東京都渋谷区代々木1丁目36-4 全理連ビル 6階
google map: https://goo.gl/maps/t7NtRv4rUv92

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日の作業

開場30min前に会場設営
- 机の配置はカテゴリーや参加者のスキルを考慮しグループ化する
- 人数が少ないときは複数のデスクをくっつけ、多きグループを作るとコミュニケーションが活発になる
- カテゴリごとにgrouping(iOS, Androidなど)する場合は、ホワイトボードに各グループの座席配置を書いておくと案内に迷わなくて良い
ReproよりRepro Tech Hands-onの概要説明
- Repro Techの概要説明
- Hands-onのテーマの説明
- タイムテーブル・進行の説明
- メンターの紹介
- 自己紹介
  - 20名以下ときは、全体で実施
  - 20名超過のときは、机やgroupごとに実施
Mentorよりprogramの説明
途中休憩（アイスブレイク）
hands-onのプログラム終了1h前からお酒を振る舞うようにする
懇親会に参加しない人を挙手で募る
懇親会
- 立食形式
- テーブル２つ程度に軽食を展開
懇親会終了前に #reprotech にて感想tweet・感想を言える時間を作る

イベント終了後

振り返りの実施し、次回の改善点を決定する

Repro Tech Meetup vol.7 QA

Meetup organize workflow

毎月第１火曜日に開催するRepro Tech Meetupにおける開催までの流れをまとめる。
本templateを元に実施のissueを作成し、進捗を管理する。

Template

Prepare contents

AI, CRE, DBなどテーマのcategoryを決定
どのようなことについて話すか詳細案PR(meetups/<num>/connpass.md)作成し、関連メンバーで詳細を詰める
社外の有識者およびReproそれぞれから１名以上のspeakerのattend
speakerをSlack(join from here)へ招待
speakerへTwitterのbio程度の文章量の自己紹介文作成を依頼
trelloにてdesignerへevent banner(660*270px)の作成依頼。このとき、design imageがつくよう背景知識も共有する。
必要に応じてスピーカーの都合に合わせ開催日を調整し、開催日を確定

Repro外の開場を手配する場合は、以下の点を確認しておくこと

最大の座席数
マイク・プロジェクターの数などの設備
wifi ssid/pwやアナウンス用のホワイトボード
受付用のテーブルの有無や配置
音響設備およびその接続
入館手続き
お酒の搬入時間およびその経路
フードの搬入時間およびその経路
入館が厳しい場合、フードの搬入対応をお願いすること可能化
準備開始可能時間および完全撤収時間
その他制約があればヒアリング

Publish Event

最低でも開催3W前に公開すること

speakerより自己紹介文を回収
connpassへ公開準備を行い、speakerに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
必要に応じてspeaker陣で目的やテーマについての意識合わせ、開催に伴う懸念点の払拭を目的としたkick-off (15min) on video chatを開催する
Repro Tech connpassの公開

Promotion

announce.md, meetup.md, wantedly.mdなどのプロモーション資料の準備
Repro meetup group event
Repro wantedly feed
Repro linkedin
Repro facebook group event
Repro connpass group message
PR担当にtrelloより依頼 / Repro facebook group, Repro slack, reproio twitter
Speakerにtwitter, facebookなどのSNSでの拡散

1 week before

LT枠が埋まっていなかったら知り合いに打診
必要に応じてconnpassの増枠
LTを含むSpeakerよりタイトルを受領
各種SNS feedより再度告知
前回のKPTも活かしたintrocution, closing資料の準備

LTを含むSpeakerよりタイトルを受領

イベント開催が迫ってまいりましたので、そろそろ発表タイトルを公開したいなぁと思っています✨

仮でも構いませんので、タイトルを共有頂けたら嬉しいです🙏

1 day before

Repro以外の会場の場合、以下をpackingする
- novelty
  - Repro ステッカー * 100-200枚
  - Repro Tシャツ S1, M2, L2, XL1
- (option)Route Announce
  - 道案内用の紙 * 1-2
  - 譜面スタンド
- Acceptance
  - Reproテーブルクロス * 1枚
  - クロス固定用洗濯ばさみ * 1set
  - 8口電源タップ * 1個
  - name strap(はがきサイズ) * 100個
  - name card(はがきサイズ) * 100枚
  - サインペン * 5本
- LT
  - タイムキープ用キッチンタイマー
  - 残り時間表示用のプラカード(1,2,3,5 min to end)
- party
  - 太めのサインペン * 1本
  - 養生テープ * 1 roll
  - 45Lゴミ袋 * 1 set
  - ウェットティッシュ * 1 set
- Sound
  - chrome cast audio(先方の音響設備利用するとき) * 1
  - google home(音響設備がないとき用) * 1
在庫状況に応じて以下を発注
- ビール、チューハイ、ハイボールなどの飲み物の発注
  - 必要なお酒ケース数 = 開催1日前の申込者数 * 当日キャンセルしない率 0.9 * 実参加率 0.7 * 一人あたりの平均消費缶 1.8 / 24
  - 注文比率: (ビール : チューハイ : ハイボール(オプション)) = (3 : 1 : 1)
  - ソフトドリンクは烏龍茶を1boxのみ
- 乾き物の発注
  - 柿ピーなど小袋のものを数種(ノーマル柿ピー & わさび柿ピー)を合計申し込み者数分
スタッフ分担(優先度順)
- 会のファシリテート(質問、タイムキープ) * 1名
  - 場合によっては分担する
- アテンド * 1-2名
- 会場誘導・登壇者のサポート・フード発注・展開 * 1名
  - 会場の広さによっては会場誘導にもう1名必要となる可能性がある
- (option) 実況およびTwitter Timeline表示担当
connpassより以下メッセージを送る

subject: Repro Tech Meetup #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度はRepro Tech Meetupへご応募頂きありがとうございます！
開始スケジュールや場所は以下のとおりです。

## 開場・開始

開場: 19:00
スタート: 19:30

## 場所

東京都渋谷区代々木1丁目36-4 全理連ビル 6階
google map: https://goo.gl/maps/t7NtRv4rUv92

LTされる方はテーマをconnpass feedに投稿いただけると嬉しいです。

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日の作業

会場設営(開場1h前, Reproの場合は30min前)
- (option) 道案内スタンドの設置
- 受付
  - 長テーブルの配置
  - クロス、stickerの配置
  - 受付デスクもしくは近くテーブルにビールやおつまみの配置
  - ネームカードと用紙および記述スペースの確保
- ネームカードへの記述内容
  - handle and name
  - 好きなこと
  - 名刺も挟んでもらう
- 音響設備
  - wifiへchrome cast audioを接続し、chrome cast audioより音楽を流す
- 座席
  - 背中を向けて座らない & 座席の間が空き過ぎないようにする。ただし、この作業は原状復帰までの時間が十分に確保できるときに限る
- アナウンス
  - 設営完了後、その状態をSNSに拡散し開場していることを知らせる
- (Option) Timeline
  - 複数ディスプレイもしくはプロジェクターを利用可能な場合は、TwitterなどのタイムラインおよびWifi SSID/PW, Hashtagを表示
LT準備
- キッチンタイマーの案内
- 登壇者・LT社については接続確認の案内
アテンド
- connpass ID もしくは名前を確認し、connpass上のアテンドをする
- connpass未申し込み者は、その場で申し込んでもらう
- stickerやお酒を案内
- 奥から詰めて座ってもらうよう案内
開始
- 必要に応じて開始を5-10min遅らせる
- 実参加人数に合わせ、ピザを発注 (5-7名/枚)
セッション開始
- キッチンタイマーによる登壇者自身のtime keep
- スタッフ側もでのtime keepも実施。必要に応じてプラカードによる通知
- 時間が大きく押し気味の場合は、前半の部終了後の休憩時間(ask me anything 的な時間) or 全発表終了後の懇親会にてやってもらう
懇親前
- Tシャツプレセント大会
- 会場参加者の力を借りてピザとお酒を展開

イベント終了後

主催にてKPTの実施し、次回の改善点を決定

Other Tips

キッチンタイマー

e.g.

ネームカード

必要に応じてサービスを利用することで、参加者のネームカードを自動生成することもできる。

ペーパーリストバンドを利用したロール表示も良い。

Repro Tech Meetup : Web SDK

ミートアップ開催の手引き

Repro Tech Meetupにおける開催までの流れをまとめる。
本templateを元に実施のissueを作成し、進捗を管理する。

Template

Team: 開発者チーム作業
HR: HRチーム作業

コンテンツ準備

テーマおよび開催日
- Team / テーマを決定
- Team / どのようなことについて話すか詳細案PR(meetups/<num>/connpass.md)作成し、関連メンバーにて詳細を詰める
- Team / 開催日の決定。このとき、競合イベントやスピーカーの都合を鑑みて決定する。月初Tue - Thuあたりがオススメ。
- HR / 会場の手配
スピーカー(Repro * 1, 社外有識者 * 2となることが多い)
- Team / Reproからのスピーカーを1名以上
- Team / 社外の有識者スピーカーを1名以上(作成したconnpass.md URLをセットでお声がけ)
- Team / スピーカーへ自己紹介文(255文字程度、Twitterのbio程度の分量)の作成を依頼

Repro以外の開場手配する場合の確認ポイント

最大の座席数
マイク・プロジェクターの数などの設備
wifi ssid/pwやアナウンス用のホワイトボード
受付用のテーブルの有無や配置
音響設備およびその接続
入館手続き
お酒の搬入時間およびその経路
フードの搬入時間およびその経路
入館が厳しい場合、フードの搬入対応をお願いすること可能化
準備開始可能時間および完全撤収時間
その他制約があればヒアリング

イベント公開

最低でも開催3W前に公開すること

HR / イベント会場への入り口がわかりにくい場合は、その誘導を目的としたmapをskitchなりで作成する
Team / スピーカーより自己紹介文を回収
Team / connpassへ公開準備を行い、スピーカーに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
Team / 必要に応じてスピーカー陣で目的やテーマについての意識合わせ、開催に伴う懸念点の払拭を目的としたkick-off (15min) on video chatを開催する
Team / 以下のアンケートをつける
Team / Repro Tech connpassの公開

アンケート

required / Full-Name
option / イベント告知をお届けして良い場合はemailを入力ください

上記に加え、イベントテーマごとにアンケートをカスタマイズしても良い。

プロモーション

開催１週前

Team / 社内お手伝いを募る
Team / LT枠が埋まっていなかったら知り合いに打診
Team / 必要に応じてconnpassの増枠
Team / LTを含むスピーカーよりタイトルを受領
HR / (option) 各種SNS feedより再度告知
HR / 前回のKPTも活かしたイントロダクション資料の準備

LTを含むスピーカーよりタイトルを受領

イベント開催が迫ってまいりましたので、そろそろ発表タイトルを公開したいと思っています✨

仮でも構いませんので、タイトルを共有頂けたら嬉しいです🙏

1日前

Team / 手伝ってくれるメンバーと役割分担について15min kick-offを行う
HR / スタッフ分担(優先度順)
- 会のファシリテート(質問、タイムキープ) * 1名
  - 場合によっては分担する
- アテンド * 1-2名
- 会場誘導・登壇者のサポート・フード発注・展開 * 1名
  - 会場の広さによっては会場誘導にもう1名必要となる可能性がある
- (option) 実況およびTwitter Timeline表示担当
HR / Repro以外の会場の場合、以下をパッキングする
- novelty
  - Repro ステッカー * 100-200枚
  - Repro Tシャツ S1, M2, L2, XL1
- (option)Route and Attention Announce
  - 道案内用の紙 * 1-2
  - 道案内図を立てる譜面スタンド
  - 土足厳禁である場合は、それを示すための譜面スタンド
- 受付
  - Reproテーブルクロス * 1枚
  - クロス固定用洗濯ばさみ * 1set
  - 8口電源タップ * 1個
  - name strap(はがきサイズ) * 100個
  - name card(はがきサイズ) * 100枚
  - サインペン * 5本
- LT
  - タイムキープ用キッチンタイマー
  - 残り時間表示用のプラカード(1,2,3,5 min to end)
- 懇親会
  - 太めのサインペン * 1本
  - 養生テープ * 1 roll
  - 45Lゴミ袋 * 1 set
  - ウェットティッシュ * 1 set
- 音響
  - chrome cast audio(先方の音響設備利用するとき) * 1
  - google home(音響設備がないとき用) * 1
HR / 在庫状況に応じて以下を発注
- ビール、チューハイ、ハイボールなどの飲み物の発注
  - 必要なお酒ケース数 = 開催1日前の申込者数 * 当日キャンセルしない率 0.9 * 実参加率 0.7 * 一人あたりの平均消費缶 1.8 / 24
  - 注文比率: (ビール : チューハイ : ハイボール(オプション)) = (3 : 1 : 1)
  - ソフトドリンクは350mlのお茶系飲料を1boxのみ
- 乾き物の発注
  - 柿ピーなど小袋のものを数種を合計申し込み者数分
  - ノーマル柿ピー6袋詰、わさび柿ピー6袋詰、亀田製菓つまみ種6袋詰
- (option) ピザ以外のフードの場合
  - 前日に発注する
HR / connpassより以下メッセージを送る

subject: Repro Tech Meetup #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度はRepro Tech Meetupへご応募頂きありがとうございます！
開始スケジュールや場所は以下のとおりです。

## 開場・開始

開場: 19:00
スタート: 19:30

## 場所

<event_space>

LTされる方はテーマをconnpass feedに投稿いただけると嬉しいです。

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日

心構え

カクヤスより飲み物受け取りのため、社外の会場でイベントをする場合は1h前(18:00)より以下の作業を行う
Repro memberはイベント参加者にイベントに来てもらって良かったと思ってもらうため、以下を心がける
- 散らばって座ること
- 身内で話さないこと
  - 他の人に1人で話しかけにくいのであれば、2人チームで動いてもOK

作業

17:30- 会場移動
18:00- 会場設営(開場1h前, Reproの場合は30min前)
- (option) 道案内スタンドの設置
- 原状復帰を目的とした写真撮影を行い、slackにポストしておく
- 受付
  - 長テーブルの配置
  - クロス、stickerの配置
  - 受付デスクもしくは近くテーブルにビールやおつまみの配置
  - ネームカードと用紙および記述スペースの確保
- ネームホルダー
  - 名刺を挟む OR connpass handleを書いてもらう
- 音響設備
  - wifiへchrome cast audioを接続し、chrome cast audioより音楽を流す
- 座席
  - 背中を向けて座らない & 座席の間が空き過ぎないようにする。ただし、この作業は原状復帰までの時間が十分に確保できるときに限る
- アナウンス
  - 設営完了後、その状態をSNSに拡散し開場していることを知らせる
- (Option) Timeline
  - 複数ディスプレイもしくはプロジェクターを利用可能な場合は、TwitterなどのタイムラインおよびWifi SSID/PW, Hashtagを表示
19:00 開場
- 受付
  1. connpass ID もしくは名前を確認し、connpassにて受付作業(Manage Attendee)を行う
  2. connpass未申し込み者は、その場で申し込んでもらう
  3. stickerやお酒を案内
  4. Handle などを書くか、名刺をname cardに入れてもらうよう依頼
  5. 奥から詰めて座ってもらうよう案内
- LT・登壇者への案内
  1. キッチンタイマーの案内
  2. 接続確認の案内
19:30 開始
- 必要に応じて開始を5-10min遅らせる
- 実参加人数に合わせ、ピザを発注 (5-7名/枚)
19:40 セッション開始
- キッチンタイマーによる登壇者自身のtime keep
- スタッフ側もでのtime keepも実施。必要に応じてプラカードによる通知
- 時間が大きく押し気味の場合は、前半の部終了後の休憩時間(ask me anything 的な時間) or 全発表終了後の懇親会にてやってもらう
21:00頃懇親前
- 会場参加者の力を借りてフードとドリンクを展開

イベント終了後

Team&HR / 主催にてKPTの実施し、次回の改善点を決定

Tips

キッチンタイマー

e.g.

ネームカード

必要に応じてサービスを利用することで、参加者のネームカードを自動生成することもできる。

ペーパーリストバンドを利用したロール表示も良い。

Repro Tech Meetup : SRE

Team: 開発者チーム作業
HR: HRチーム作業

コンテンツ準備

テーマおよび開催日
- Team / テーマを決定
- Team / どのようなことについて話すか詳細案PR(meetups/<num>/connpass.md)作成し、関連メンバーにて詳細を詰める
- Team / 開催日の決定。このとき、競合イベントやスピーカーの都合を鑑みて決定する。月初Tue - Thuあたりがオススメ。
- HR / 会場の手配
スピーカー(Repro * 1, 社外有識者 * 2となることが多い)
- Team / Reproからのスピーカーを1名以上
- Team / 社外の有識者スピーカーを1名以上(作成したconnpass.md URLをセットでお声がけ)
- Team / スピーカーへ自己紹介文(255文字程度、Twitterのbio程度の分量)の作成を依頼

Repro以外の開場手配する場合の確認ポイント

最大の座席数
マイク・プロジェクターの数などの設備
wifi ssid/pwやアナウンス用のホワイトボード
受付用のテーブルの有無や配置
音響設備およびその接続
入館手続き
お酒の搬入時間およびその経路
フードの搬入時間およびその経路
入館が厳しい場合、フードの搬入対応をお願いすること可能化
準備開始可能時間および完全撤収時間
その他制約があればヒアリング

イベント公開

最低でも開催3W前に公開すること

HR / イベント会場への入り口がわかりにくい場合は、その誘導を目的としたmapをskitchなりで作成する
Team / スピーカーより自己紹介文を回収
Team / connpassへ公開準備を行い、スピーカーに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
Team / 必要に応じてスピーカー陣で目的やテーマについての意識合わせ、開催に伴う懸念点の払拭を目的としたkick-off (15min) on video chatを開催する
Team / 以下のアンケートをつける
Team / Repro Tech connpassの公開

アンケート

required / Full-Name
option / イベント告知をお届けして良い場合はemailを入力ください

上記に加え、イベントテーマごとにアンケートをカスタマイズしても良い。

宣伝

開催１週前

Team / 社内お手伝いを募る
Team / LT枠が埋まっていなかったら知り合いに打診
Team / 必要に応じてconnpassの増枠
Team / LTを含むスピーカーよりタイトルを受領
HR / (option) 各種SNS feedより再度告知
HR / 前回のKPTも活かしたイントロダクション資料の準備

LTを含むスピーカーよりタイトルを受領

イベント開催が迫ってまいりましたので、そろそろ発表タイトルを公開したいと思っています✨

仮でも構いませんので、タイトルを共有頂けたら嬉しいです🙏

1日前

Team / 手伝ってくれるメンバーと役割分担について15min kick-offを行う
HR / スタッフ分担(優先度順)
- 会のファシリテート(質問、タイムキープ) * 1名
  - 場合によっては分担する
- アテンド * 1-2名
- 会場誘導・登壇者のサポート・フード発注・展開 * 1名
  - 会場の広さによっては会場誘導にもう1名必要となる可能性がある
- (option) 実況およびTwitter Timeline表示担当
HR / Repro以外の会場の場合、以下をパッキングする
- novelty
  - Repro ステッカー * 100-200枚
  - Repro Tシャツ S1, M2, L2, XL1
- (option)Route and Attention Announce
  - 道案内用の紙 * 1-2
  - 道案内図を立てる譜面スタンド
  - 土足厳禁である場合は、それを示すための譜面スタンド
- 受付
  - Reproテーブルクロス * 1枚
  - クロス固定用洗濯ばさみ * 1set
  - 8口電源タップ * 1個
  - name strap(はがきサイズ) * 100個
  - name card(はがきサイズ) * 100枚
  - サインペン * 5本
- LT
  - タイムキープ用キッチンタイマー
  - 残り時間表示用のプラカード(1,2,3,5 min to end)
- 懇親会
  - 太めのサインペン * 1本
  - 養生テープ * 1 roll
  - 45Lゴミ袋 * 1 set
  - ウェットティッシュ * 1 set
- 音響
  - chrome cast audio(先方の音響設備利用するとき) * 1
  - google home(音響設備がないとき用) * 1
HR / 在庫状況に応じて以下を発注
- ビール、チューハイ、ハイボールなどの飲み物の発注
  - 必要なお酒ケース数 = 開催1日前の申込者数 * 当日キャンセルしない率 0.9 * 実参加率 0.7 * 一人あたりの平均消費缶 1.8 / 24
  - 注文比率: (ビール : チューハイ : ハイボール(オプション)) = (3 : 1 : 1)
  - ソフトドリンクは350mlのお茶系飲料を1boxのみ
- 乾き物の発注
  - 柿ピーなど小袋のものを数種を合計申し込み者数分
  - ノーマル柿ピー6袋詰、わさび柿ピー6袋詰、亀田製菓つまみ種6袋詰
- (option) ピザ以外のフードの場合
  - 前日に発注する
HR / connpassより以下メッセージを送る

subject: Repro Tech Meetup #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度はRepro Tech Meetupへご応募頂きありがとうございます！
開始スケジュールや場所は以下のとおりです。

## 開場・開始

開場: 19:00
スタート: 19:30

## 場所

<event_space>

LTされる方はテーマをconnpass feedに投稿いただけると嬉しいです。

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日

心構え

カクヤスより飲み物受け取りのため、社外の会場でイベントをする場合は1h前(18:00)より以下の作業を行う
Repro memberはイベント参加者にイベントに来てもらって良かったと思ってもらうため、以下を心がける
- 散らばって座ること
- 身内で話さないこと
  - 他の人に1人で話しかけにくいのであれば、2人チームで動いてもOK

作業

17:30- 会場移動
18:00- 会場設営(開場1h前, Reproの場合は30min前)
- (option) 道案内スタンドの設置
- 原状復帰を目的とした写真撮影を行い、slackにポストしておく
- 受付
  - 長テーブルの配置
  - クロス、stickerの配置
  - 受付デスクもしくは近くテーブルにビールやおつまみの配置
  - ネームカードと用紙および記述スペースの確保
- ネームホルダー
  - 名刺を挟む OR connpass handleを書いてもらう
- 音響設備
  - wifiへchrome cast audioを接続し、chrome cast audioより音楽を流す
- 座席
  - 背中を向けて座らない & 座席の間が空き過ぎないようにする。ただし、この作業は原状復帰までの時間が十分に確保できるときに限る
- アナウンス
  - 設営完了後、その状態をSNSに拡散し開場していることを知らせる
- (Option) Timeline
  - 複数ディスプレイもしくはプロジェクターを利用可能な場合は、TwitterなどのタイムラインおよびWifi SSID/PW, Hashtagを表示
19:00 開場
- 受付
  1. connpass ID もしくは名前を確認し、connpassにて受付作業(Manage Attendee)を行う
  2. connpass未申し込み者は、その場で申し込んでもらう
  3. stickerやお酒を案内
  4. Handle などを書くか、名刺をname cardに入れてもらうよう依頼
  5. 奥から詰めて座ってもらうよう案内
- LT・登壇者への案内
  1. キッチンタイマーの案内
  2. 接続確認の案内
19:30 開始
- 必要に応じて開始を5-10min遅らせる
- 実参加人数に合わせ、ピザを発注 (5-7名/枚)
19:40 セッション開始
- キッチンタイマーによる登壇者自身のtime keep
- スタッフ側もでのtime keepも実施。必要に応じてプラカードによる通知
- 時間が大きく押し気味の場合は、前半の部終了後の休憩時間(ask me anything 的な時間) or 全発表終了後の懇親会にてやってもらう
21:00頃懇親前
- 会場参加者の力を借りてフードとドリンクを展開

イベント終了後

Team&HR / 主催にてKPTの実施し、次回の改善点を決定

Repro Tech Hands-on : ReactNative

Prepare contents

hands-on themeの決定
hands-on案(hands-on/<num>/connpass.md) を作成し、詳細を詰める
- Reproの会場の場合募集は最大で30名程度
- 10名に一人のメンターがつけるのが理想
- 集まりを鑑み、connpassの開始時間はスタートより15min程度早めにしておく
hands-on案をもとに1名以上のメンター依頼を実施
イベント用バナー(660*270px)の作成依頼
Mentorの都合と時間に合わせ、土日(可能であれば日曜)で開催日の決定

Publish Event

最低でも開催2W前に公開すること

メンターより自己紹介文(twitterのbio程度の長さ)とプロフィール画像(github, twitter画像の参照でも可能)を回収
connpassへ公開準備を行い、memterに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
メンターとmeetingを行い、hands-onプログラムの方向性を決定する
Repro Tech connpassの公開

Promotion

announce.md, meetup.md, wantedly.mdなどのプロモーション資料の準備
Repro meetup group event
Repro wantedly feed
Repro linkedin
Repro facebook group event
Repro connpass group message
PR担当にtrelloより依頼 / Repro facebook group, Repro slack, reproio twitter
Mentorにtwitter, facebookなどのSNSでの拡散

1 week before

必要に応じて増枠し、再告知する
Hands-on プログラムの詳細が決まっていない場合は、Menter含め最終調整
前回のKPTも活かしたintrocution資料の準備

1 day before

connpassより以下メッセージを送る
在庫状況に応じて以下を実施
- ビール(1.5本/人)・酎ハイ(0.5本/人)の発注
- 乾き物(ハッピーターン、柿ピー、パイの実、コアラ、和菓子盛り合わせ的なものなど)の発注ないし調達

subject: Repro Tech Hands-on #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度は明日開催のRepro Tech Hands-onへご応募頂きまして、誠にありがとうございます。
明日の開場は12時30分です。

## 開場・開始

開場: 12:30
スタート: 13:00

## 場所

東京都渋谷区代々木1丁目36-4 全理連ビル 6階
google map: https://goo.gl/maps/t7NtRv4rUv92

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日の作業

開場30min前に会場設営
- 机の配置はカテゴリーや参加者のスキルを考慮しグループ化する
- 人数が少ないときは複数のデスクをくっつけ、多きグループを作るとコミュニケーションが活発になる
- カテゴリごとにgrouping(iOS, Androidなど)する場合は、ホワイトボードに各グループの座席配置を書いておくと案内に迷わなくて良い
ReproよりRepro Tech Hands-onの概要説明
- Repro Techの概要説明
- Hands-onのテーマの説明
- タイムテーブル・進行の説明
- メンターの紹介
- 自己紹介
  - 20名以下ときは、全体で実施
  - 20名超過のときは、机やgroupごとに実施
Mentorよりprogramの説明
hands-onのプログラム終了1h前からお酒を振る舞うようにする
懇親会
- 立食形式
- テーブル２つ程度に軽食を展開
懇親会終了前に #reprotech にて感想tweetを依頼

イベント終了後

振り返りの実施し、次回の改善点を決定する

Repro Tech Meetup vol.6 Rails

Meetup organize workflow

毎月第１火曜日に開催するRepro Tech Meetupにおける開催までの流れをまとめる。
本templateを元に実施のissueを作成し、進捗を管理する。

Template

Prepare contents

テーマを決定
どのようなことについて話すか詳細案PR(meetups/<num>/connpass.md)作成し、関連メンバーで詳細を詰める
社外の有識者およびReproそれぞれから１名以上のspeakerのattend
必要に応じてspeakerをSlack(join from here)へ招待
speakerへTwitterのbio程度の文章量の自己紹介文作成を依頼
競合イベントやspeakerの都合に合わせ、必要に応じて開催日を調整する

Repro外の開場を手配する場合は、以下の点を確認しておくこと

最大の座席数
マイク・プロジェクターの数などの設備
wifi ssid/pwやアナウンス用のホワイトボード
受付用のテーブルの有無や配置
音響設備およびその接続
入館手続き
お酒の搬入時間およびその経路
フードの搬入時間およびその経路
入館が厳しい場合、フードの搬入対応をお願いすること可能化
準備開始可能時間および完全撤収時間
その他制約があればヒアリング

Publish Event

最低でも開催3W前に公開すること

speakerより自己紹介文を回収
connpassへ公開準備を行い、speakerに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
必要に応じてspeaker陣で目的やテーマについての意識合わせ、開催に伴う懸念点の払拭を目的としたkick-off (15min) on video chatを開催する
Repro Tech connpassの公開

Promotion

1 week before

LT枠が埋まっていなかったら知り合いに打診
必要に応じてconnpassの増枠
LTを含むSpeakerよりタイトルを受領
各種SNS feedより再度告知
前回のKPTも活かしたintrocution, closing資料の準備

LTを含むSpeakerよりタイトルを受領

イベント開催が迫ってまいりましたので、そろそろ発表タイトルを公開したいなぁと思っています✨

仮でも構いませんので、タイトルを共有頂けたら嬉しいです🙏

1 day before

Repro以外の会場の場合、以下をpackingする
- novelty
  - Repro ステッカー * 100-200枚
  - Repro Tシャツ S1, M2, L2, XL1
- (option)Route Announce
  - 道案内用の紙 * 1-2
  - 譜面スタンド
- Acceptance
  - Reproテーブルクロス * 1枚
  - クロス固定用洗濯ばさみ * 1set
  - 8口電源タップ * 1個
  - name strap(はがきサイズ) * 100個
  - name card(はがきサイズ) * 100枚
  - サインペン * 5本
- LT
  - タイムキープ用キッチンタイマー
  - 残り時間表示用のプラカード(1,2,3,5 min to end)
- party
  - 太めのサインペン * 1本
  - 養生テープ * 1 roll
  - 45Lゴミ袋 * 1 set
  - ウェットティッシュ * 1 set
- Sound
  - chrome cast audio(先方の音響設備利用するとき) * 1
  - google home(音響設備がないとき用) * 1
在庫状況に応じて以下を発注
- ビール、チューハイ、ハイボールなどの飲み物の発注
  - 必要なお酒ケース数 = 開催1日前の申込者数 * 当日キャンセルしない率 0.9 * 実参加率 0.7 * 一人あたりの平均消費缶 1.8 / 24
  - 注文比率: (ビール : チューハイ : ハイボール(オプション)) = (3 : 1 : 1)
  - ソフトドリンクは烏龍茶を1boxのみ
- 乾き物の発注
  - 柿ピーなど小袋のものを数種(ノーマル柿ピー & わさび柿ピー)を合計申し込み者数分
スタッフ分担(優先度順)
- 会のファシリテート(質問、タイムキープ) * 1名
  - 場合によっては分担する
- アテンド * 1-2名
- 会場誘導・登壇者のサポート・フード発注・展開 * 1名
  - 会場の広さによっては会場誘導にもう1名必要となる可能性がある
- (option) 実況およびTwitter Timeline表示担当
connpassより以下メッセージを送る

subject: Repro Tech Meetup #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度はRepro Tech Meetupへご応募頂きありがとうございます！
開始スケジュールや場所は以下のとおりです。

## 開場・開始

開場: 19:00
スタート: 19:30

## 場所

東京都渋谷区代々木1丁目36-4 全理連ビル 6階
google map: https://goo.gl/maps/t7NtRv4rUv92

LTされる方はテーマをconnpass feedに投稿いただけると嬉しいです。

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日の作業

会場設営(開場1h前, Reproの場合は30min前)
- (option) 道案内スタンドの設置
- 受付
  - 長テーブルの配置
  - クロス、stickerの配置
  - 受付デスクもしくは近くテーブルにビールやおつまみの配置
  - ネームカードと用紙および記述スペースの確保
- ネームカードへの記述内容
  - handle and name
  - 好きなこと
  - 名刺も挟んでもらう
- 音響設備
  - wifiへchrome cast audioを接続し、chrome cast audioより音楽を流す
- 座席
  - 背中を向けて座らない & 座席の間が空き過ぎないようにする。ただし、この作業は原状復帰までの時間が十分に確保できるときに限る
- アナウンス
  - 設営完了後、その状態をSNSに拡散し開場していることを知らせる
- (Option) Timeline
  - 複数ディスプレイもしくはプロジェクターを利用可能な場合は、TwitterなどのタイムラインおよびWifi SSID/PW, Hashtagを表示
LT準備
- キッチンタイマーの案内
- 登壇者・LT社については接続確認の案内
アテンド
- connpass ID もしくは名前を確認し、connpass上のアテンドをする
- connpass未申し込み者は、その場で申し込んでもらう
- stickerやお酒を案内
- 奥から詰めて座ってもらうよう案内
開始
- 必要に応じて開始を5-10min遅らせる
- 実参加人数に合わせ、ピザを発注 (5-7名/枚)
セッション開始
- キッチンタイマーによる登壇者自身のtime keep
- スタッフ側もでのtime keepも実施。必要に応じてプラカードによる通知
- 時間が大きく押し気味の場合は、前半の部終了後の休憩時間(ask me anything 的な時間) or 全発表終了後の懇親会にてやってもらう
懇親前
- Tシャツプレセント大会
- 会場参加者の力を借りてピザとお酒を展開

イベント終了後

主催にてKPTの実施し、次回の改善点を決定

Other Tips

キッチンタイマー

e.g.

ネームカード

必要に応じてサービスを利用することで、参加者のネームカードを自動生成することもできる。

ペーパーリストバンドを利用したロール表示も良い。

Repro Tech Meetup: 因果推論

ミートアップ開催の手引き

Repro Tech Meetupにおける開催までの流れをまとめる。
本templateを元に実施のissueを作成し、進捗を管理する。

Template

Team: 開発者チーム作業
HR: HRチーム作業

コンテンツ準備

テーマおよび開催日
- Team / テーマを決定
- Team / どのようなことについて話すか詳細案PR(meetups/<num>/connpass.md)作成し、関連メンバーにて詳細を詰める
- Team / 開催日の決定。このとき、競合イベントやスピーカーの都合を鑑みて決定する。月初Tue - Thuあたりがオススメ。
- HR / 会場の手配
スピーカー(Repro * 1, 社外有識者 * 2となることが多い)
- Team / Reproからのスピーカーを1名以上
- Team / 社外の有識者スピーカーを1名以上(作成したconnpass.md URLをセットでお声がけ)
- Team / スピーカーへ自己紹介文(255文字程度、Twitterのbio程度の分量)の作成を依頼

お疲れ様です！先月はxxでお世話になりました。
急なお願いで恐縮ですが、相談させてください🙏

最近ReproでRepro Tech Meetupという勉強会を開催しておりまして、x月はxxをテーマに開催しようと考えています。

イベント詳細:
https://github.com/reproio/repro-tech-meetup/blob/meetup-infra/meetups/x/connpass.md

そこで、xxに詳しいxxさんに登壇して頂けたら嬉しいなと考えているんですが、いかがでしょうか？

今のところMM/DDの19:30から20 分 x 3人で発表して、その後懇親会という流れになりそうですが、開催日については多少融通が効くと思います。

登壇者のうちx人は決まっていて、僕がxxなことを発表して、xxのxxさんがxxという話をしてくださるそうです。
ご無沙汰しています!

Repro以外の開場手配する場合の確認ポイント

最大の座席数
マイク・プロジェクターの数などの設備
wifi ssid/pwやアナウンス用のホワイトボード
受付用のテーブルの有無や配置
音響設備およびその接続
入館手続き
お酒の搬入時間およびその経路
フードの搬入時間およびその経路
入館が厳しい場合、フードの搬入対応をお願いすること可能化
準備開始可能時間および完全撤収時間
その他制約があればヒアリング

イベント公開

最低でも開催3W前に公開すること

HR / イベント会場への入り口がわかりにくい場合は、その誘導を目的としたmapをskitchなりで作成する
Team / スピーカーより自己紹介文を回収
Team / connpassへ公開準備を行い、スピーカーに最終チェックを依頼。期間は1日程度設ける。
Team / 必要に応じてスピーカー陣で目的やテーマについての意識合わせ、開催に伴う懸念点の払拭を目的としたkick-off (15min) on video chatを開催する
Team / 以下のアンケートをつける
Team / Repro Tech connpassの公開

アンケート

required / Full-Name
option / イベント告知をお届けして良い場合はemailを入力ください

上記に加え、イベントテーマごとにアンケートをカスタマイズしても良い。

プロモーション

開催１週前

Team / 社内お手伝いを募る
Team / LT枠が埋まっていなかったら知り合いに打診
Team / 必要に応じてconnpassの増枠
Team / LTを含むスピーカーよりタイトルを受領
HR / (option) 各種SNS feedより再度告知
HR / 前回のKPTも活かしたイントロダクション資料の準備

LTを含むスピーカーよりタイトルを受領

イベント開催が迫ってまいりましたので、そろそろ発表タイトルを公開したいと思っています✨

仮でも構いませんので、タイトルを共有頂けたら嬉しいです🙏

1日前

Team / 手伝ってくれるメンバーと役割分担について15min kick-offを行う
HR / スタッフ分担(優先度順)
- 会のファシリテート(質問、タイムキープ) * 1名
  - 場合によっては分担する
- 受付 * 1-2名
- 会場誘導・登壇者のサポート・フード発注・展開 * 1名
  - 会場の広さによっては会場誘導にもう1名必要となる可能性がある
- (option) 実況およびTwitter Timeline表示担当
HR / Repro以外の会場の場合、以下をパッキングする
- novelty
  - Repro ステッカー * 100-200枚
  - Repro Tシャツ S1, M2, L2, XL1
- (option)Route and Attention Announce
  - 道案内用の紙 * 1-2
  - 道案内図を立てる譜面スタンド
  - 土足厳禁である場合は、それを示すための譜面スタンド
- 受付
  - Reproテーブルクロス * 1枚
  - クロス固定用洗濯ばさみ * 1set
  - 8口電源タップ * 1個
  - name strap(はがきサイズ) * 100個
  - name card(はがきサイズ) * 100枚
  - サインペン * 5本
- LT
  - タイムキープ用キッチンタイマー
  - 残り時間表示用のプラカード(1,2,3,5 min to end)
- 懇親会
  - 太めのサインペン * 1本
  - 養生テープ * 1 roll
  - 45Lゴミ袋 * 1 set
  - ウェットティッシュ * 1 set
- 音響
  - chrome cast audio(先方の音響設備利用するとき) * 1
  - google home(音響設備がないとき用) * 1
HR / 在庫状況に応じて以下を発注
- ビール、チューハイ、ハイボールなどの飲み物の発注
  - 必要なお酒ケース数 = 開催1日前の申込者数 * 当日キャンセルしない率 0.9 * 実参加率 0.7 * 一人あたりの平均消費缶 1.8 / 24
  - 注文比率: (ビール : チューハイ : ハイボール(オプション)) = (3 : 1 : 1)
  - ソフトドリンクは350mlのお茶系飲料を1boxのみ
- 乾き物の発注
  - 柿ピーなど小袋のものを数種を合計申し込み者数分
  - ノーマル柿ピー6袋詰、わさび柿ピー6袋詰、亀田製菓つまみ種6袋詰
- (option) ピザ以外のフードの場合
  - 前日に発注する
HR / connpassより以下メッセージを送る

subject: Repro Tech Meetup #<num> <theme>
To: Event Admins, Presenter, Attendees, Waitlist
Body:
この度はRepro Tech Meetupへご応募頂きありがとうございます！
開始スケジュールや場所は以下のとおりです。

## 開場・開始

開場: 19:00
スタート: 19:30

## 場所

<event_space>

LTされる方はテーマをconnpass feedに投稿いただけると嬉しいです。

それではイベントでお会い出来ることを楽しみにしています✨

イベント当日

心構え

カクヤスより飲み物受け取りのため、社外の会場でイベントをする場合は1h前(18:00)より以下の作業を行う
Repro memberはイベント参加者にイベントに来てもらって良かったと思ってもらうため、以下を心がける
- 散らばって座ること
- 身内で話さないこと
  - 他の人に1人で話しかけにくいのであれば、2人チームで動いてもOK

作業

17:30- 会場移動
18:00- 会場設営(開場1h前, Reproの場合は30min前)
- (option) 道案内スタンドの設置
- 原状復帰を目的とした写真撮影を行い、slackにポストしておく
- 受付
  - 長テーブルの配置
  - クロス、stickerの配置
  - 受付デスクもしくは近くテーブルにビールやおつまみの配置
  - ネームカードと用紙および記述スペースの確保
- ネームホルダー
  - 名刺を挟む OR connpass handleを書いてもらう
- 音響設備
  - wifiへchrome cast audioを接続し、chrome cast audioより音楽を流す
- 座席
  - 背中を向けて座らない & 座席の間が空き過ぎないようにする。ただし、この作業は原状復帰までの時間が十分に確保できるときに限る
- アナウンス
  - 設営完了後、その状態をSNSに拡散し開場していることを知らせる
  - 場合によって入口アナウンスをconnpass、SNSで行う
- (Option) Timeline
  - 複数ディスプレイもしくはプロジェクターを利用可能な場合は、TwitterなどのタイムラインおよびWifi SSID/PW, Hashtagを表示
19:00 開場
- 受付
  1. connpass ID もしくは名前を確認し、connpassにて受付作業(Manage Attendee)を行う
  2. connpass未申し込み者は、その場で申し込んでもらう
  3. stickerやお酒を案内
  4. Handle などを書くか、名刺をname cardに入れてもらうよう依頼
  5. 奥から詰めて座ってもらうよう案内
- LT・登壇者への案内
  1. キッチンタイマーの案内
  2. 接続確認の案内
19:30 開始
- 必要に応じて開始を5-10min遅らせる
- 実参加人数に合わせ、ピザを発注 (5-7名/枚)
19:40 セッション開始
- キッチンタイマーによる登壇者自身のtime keep
- スタッフ側もでのtime keepも実施。必要に応じてプラカードによる通知
- 時間が大きく押し気味の場合は、前半の部終了後の休憩時間(ask me anything 的な時間) or 全発表終了後の懇親会にてやってもらう
21:00頃懇親前
- 会場参加者の力を借りてフードとドリンクを展開
- 懇親会の乾杯前に私物の注意喚起を行う

イベント終了後

Team&HR / 主催にてKPTの実施し、次回の改善点を決定

Tips

キッチンタイマー

e.g.

ネームカード

必要に応じてサービスを利用することで、参加者のネームカードを自動生成することもできる。

ペーパーリストバンドを利用したロール表示も良い。

reproio / repro-tech-meetup Goto Github PK

repro-tech-meetup's Introduction

Repro Tech Meetup

注意事項

ToC

Meetup(workflow)

Hands-on(workflow)

Sake Bash(workflow)

repro-tech-meetup's People

Contributors

Stargazers

Watchers

Forkers

repro-tech-meetup's Issues

Prepare contents

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イベント当日の作業

イベント終了後

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イベント当日の作業

イベント終了後

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Promotion

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イベント当日の作業

イベント終了後

コンテンツ準備

Repro以外の開場手配する場合の確認ポイント

イベント公開

アンケート

プロモーション

開催１週前

1日前

イベント当日

心構え

作業

イベント終了後

Tips

キッチンタイマー

ネームカード

Prepare contents

Publish Event

Promotion

1 week before

1 day before

イベント当日の作業

イベント終了後

Meetup organize workflow

Template

Prepare contents

Publish Event

Promotion

1 week before

1 day before

イベント当日の作業

イベント終了後

Other Tips

キッチンタイマー

ネームカード

ミートアップ開催の手引き

Template

コンテンツ準備

Repro以外の開場手配する場合の確認ポイント

イベント公開

アンケート

プロモーション

開催１週前

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イベント当日

心構え

作業