"En 1999 Bernard DeKoven acuñó el término coworking como una manera de identificar un método para facilitar el trabajo colaborativo desde una mirada no competitiva del trabajo, es decir, darle a las personas la oportunidad de trabajar en sus propios proyectos mientras se asocian con otros dentro de un mismo espacio."

Ésta forma de trabajo colaborativo adquiere más fuerza día con día en países de todo el mundo y más recientemente en América Latina. Actualmente WeWork es una de las empresas líderes en éste mercado y recientemente su gerente de relaciones públicas para América Latina, Jesús Grovas concedió una entrevista en la que habló de la relevancia del mercado mexicano para éste sector; señalando que "la importancia de México para su empresa supera a la de cualquier otro mercado en la región actualmente, incluidos Brasil, Argentina, Perú y Colombia, donde también ya tienen presencia o a la de otros países como España o China, en donde igualmente se registra una demanda importante por sus servicios."

Sin embargo tanto la importancia de México en el sector, como el crecimiento de éste mercado demandan una alta competitividad por lo que los coworking tienen que ubicar sus áreas de oportunidad con el fin de mejorar la calidad de sus servicios y que su esfuerzo se vea reflejado en una mayor rentabilidad del negocio.

Nuestro cliente Terminal 1 requiere impulsar su imagen y servicio, así como implementar nuevas tecnologías para hacer sus procesos más ágiles y eficientes.

Terminal 1, es un grupo que promueve la comunidad en dos inmuebles:

• Sinaloa 195
• Tehuantepec 170

Ambos albergan a una comunidad de emprendedores que establecen sus oficinas o estaciones de trabajo dentro de sus instalaciones.

Actualmente en Tehuantepec 170, la comunidad cuenta con 36 empresas distintas y debido al crecimiento de ésta comunidad existe un flujo cotidiano de invitados y visitantes a las instalaciones de aproximádamente 50 o más personas.

Debido a que la recepción de invitados y visitantes se lleva a cabo en una bitácora de papel, éste flujo de personas presenta un reto en cuanto a seguridad y servicio para los administradores de Terminal 1.

Actualmente la recepción y registro de visitas se lleva a cabo de forma manual, y el proceso es el siguiente:

• La persona ingresa a las instalaciones y en vigilancia o en Recepción anota algunos datos básicos en una bitácora de papel.

Los datos requeridos son:

Fecha, Hora de Ingreso, Nombre del Visitante, Nombre del anfitrión, hora de salida y firma.

Actualmente no se solicita algún tipo de identificación y no se otorga ningún pase o gafete de visitante debido a que las personas encargadas de éste proceso tienen otras actividades que implican moverse mucho de sus lugares y se intenta evitar problemas con el resguardo de éstos documentos.

• De forma paralela al registro manual, recepción o vigilancia revisan su base de datos interna donde están registradas la empresas y sus colaboradores.

• Una vez que localizan al anfitrión en la base de datos se comunican con él para avisar que hay una visita esperándo en recepción.

• En algunos casos el anfitrión puede no estar registrado por lo que se le pide directamente al visitante que se comunique directamente con él.

• Si el anfitrión no puede ser ubicado por teléfono, se le pide al visitante que se comunique de forma directa con él.

Como se puede apreciar el proceso es tedioso y puede volverse problemático en horarios de alta afluencia de visitantes.

Se realizaron las siguientes entrevistas y obervaciones en distintos coworking (Terminal 1, 3er Espacio, Wework)

• 1 Recepción de Terminal 1, Tehuantepec 170.

Entrevistadora 1: Victoria

Entrevistadora 2: Rocío Estrada

Fecha de Entrevista: 9 de Agosto de 2018.

Ésta entrevista se realizó con Miriam Castañeda, recepcionista de Terminal 1, Tehuantepec 170.

De la información más relevante encontramos que:

El edificio recibe al día 50 o más personas que acuden por distintos motivos: mensajería, entrevista de trabajo, citas de negocios, pagos, entrega de alimentos entre otros.

Pudimos conocer el proceso y problemas con el registro documentados en el apartado "Problema".

• 2 3er espacio, Amsterdam 240.

Entrevistadora 1: Rocío Estrada

Entrevistadora 2: Nancy

Entrevistadora 3: Samantha

Entrevistadora 4: Victoria

Entrevistadora 5: Laura Ruíz

Fecha de Entrevista: 9 de Agosto de 2018.

Ésta entrevista se realizó con Karen Shirley Aldana, Gerente de Operaciones encargada de éste coworking.

De la información más relevante encontramos que:

Éste coworkin recibe entre 10 y 15 viitantes externos en promedio por día, éstos visitantes tocan el interfon en la planta baja y suben al cuarto piso a registrase de forma manual en una papeleta, no se les solicita identificación con el fin de evitar posibles problemas con el resguardo de éstos documentos y en caso de que visiten a algún miembro del coworking con oficina en el tercer piso, luego del registro tienen que bajar a ese piso. Ésto es bastante incómodo para éste tipo de visitantes. Mientras los visitantes externos suben al cuarto piso, la persona encargada de recepción se comunica con el miembro para que pueda tender a su visita.

3er espacio cuenta con un sistema de ingreso y registro de miembros "Acces Pro". Éste sistema funciona por medio de una tarjeta que se les brinda a los profesionistas, emprendedores y empresarios que contratan el servicio del coworking una vez registrados en el sistema y que cuentan con su tarjeta pueden acceder libremente al espacio mediante un lector que se ubica en la planta baja. Éstas tarjetas sirven también para llevar un registro del tiempo que los miembros permanecen en el espacio. Ésta informción es primordiar para la adminitración de los planes que los miembros contratan en caso de que tengan contratados planes por hora. Ésta información es también utilizada para ver la posibilidad de ofrecer otros planes y servicios a los miembros de cuerdo al tiempo que permanecen en el coworking. Sin embargo, mientras las bitácoras para los visitantes externos no son eficientes por el tiempo y esfuerzo que implica subir al cuarto piso y que en la mayoría de las veces no registran la salida, por su parte la tarjeta también tiene algunas complicaciones pues en ocaciones no permite el acceso con facilidad o en caso de emergencia la puerta no se mantiene abierta para que los miembros puedan desalojar las instalaciones.

• Wework, Insurgentes Sur 601

Fecha de Observación: 9 de Agosto de 2018.

En éste coworking se llevó a cabo una visita como cliente incógito, donde además de prueba de la aplicación de registro, se observó el proceso de ingreso para los visitantes.

La información más relevante encontrada es:

Observación del proceso de Registro:

Primero se acude al Lobby en donde hay una persona de seguridad y los visitantes tienen que registrarse en una bitácora de papel,hay que informar además a que piso y con que persona se acude. Una vez realizado dicho registro pasamos al piso 11 donde se recibe a los visitantes. Al llegar al piso 11 encontramos una barra donde se ubican los dispositivos para llevar a cabo el registro,son dos tablets donde hay que ingresar información básica como se muestra en el video.:

1.-Nombre

2.-Apellido

3.-A quién visitas

4.-Toma de una fotografía.

Como vemos es éstos espacios además de un registro manual se lleva a cabo el registro en tablet, el segundo es el que avisa al anfitrión de nuestra llegada.

Mientras esperabamos vimos un flujo de gente moderado, aproximandamente 5 personas en un periodo de media hora apróximadamente. Durante la observación pudimos notar que algunos visitantes no se sentían cómodos con la parte de la fotografía por diversos motivos como que no se puede manipular la altura o pocisión de la tableta y son ellos los que se tienen que mover para ubicarse dentro del margen de la imagen.

• Entrevista con "Adriana" Visitante de Wework

Entrevistadora: Rocío Estrada

Fecha de Entrevista: 9 de Agosto de 2018.

La observación en Wework, coincidió con la llegada de una visitante que tuvo problemas en su registro, tardo un poco más del tiempo usual y al terminar se veía desconcertada, no acudió al área de espera donde puediera sentarse sino que permaneció al lado del dispositivo algo nerviosa.

La información obtenida en la entrevista fue:

Adriana de 42 años, acudió a una entrevista de trabajo; al realizar el registro no encontró en la base de datos del dispositivo el nombre de su anfitrión. Acudió a la persona encargada de recepción pero ésta solo le dió indicaciones de buscar a su anfitrión en el sistema. Adriana comenta que en el sistema de registro no existe información sobre que hacer si no se encuentra a la persona o a quién acudir en caso de no encontrarla. Ella se comunicó directamente vía telefónica para que pudieran atenderla y el registro no se llevó a cabo ya que el sistema no lo permite si no ingresas todos los datos.

Continuando con la investigación, se realizó un comparativo de lo métodos de registro de los coworking visitados.

Se encontró que únicamente Wework cuenta con ingreso por medio de un dispositivo digital (tablet), sin embargo igual que 3er espacio y Terminal 1, requiere un registro manual.

• Visitante:

Molestia y ansiedad: Al esperar en fila para poder llevar a cabo el registro.

Enojo: Si la fila es larga y los otros visitantes tienen complicaciones en registrarse.

• Anfitrión:

Frustración: Al tener que estar al pendiente o cerca de su teléfono para recibir los avisos en tiempo y forma.

Incomodidad: Al tener que avisar constantemente a alguien a donde va para que pueda ser fácilmente contactado en caso de una visita.

• Recepción:

Miedo: De tener problemas con los visitantes.

Frustración: Al no poder agilizar lo registros.

• Administración

Miedo: A que los contratiempos con el registro afecten la imagen y rentabilidad del negocio.

Frustración: Al no tener una data sobre visitantes e invitados que pueda ser fácilmente manipulable y donde la información requerida se obtenga rápidamente y pueda ser traducida en la toma de decisiones para mejorar el servicio.

Administrador:

"Yo como administrador quiero contar con el nombre de los visitantes, motivo de su visita, hora de entrada y a quién visitó para poder acceder a esa información en caso de requerirla"

"Yo como administrador quiero poder filtrar la información de mis visitantes para agilizar la búsqueda de información."

Anfitrión:

"Yo como anfitrión quiero contar con avisos oportunos sobre mis visitantes para cumplir con mi citas a tiempo y no dejar esperando a mis visitantes"

"Yo como anfitrión quiero poder recibir alertas en mi celular sobre mis visitas de modo que al moverme de mi lugar no pierda mis avisos de visitantes y los pueda atender oportunamente.

Visitante:

"Yo como visitante del coworking quiero realizar registros ágiles de mi ingreso a las instalaciones para no tener complicaciones o perder mucho tiempo antes de mi reunión"

"Yo como visitante del coworking quiero poder solicitar apoyo de recepción en la aplicación en caso de tener contratiempos con mi registro"

La aplicación que se propone agiliza la entrada de visitantes sin olvidar proporcionarles un medio de contacto directo con recepción en caso de problemas con el registro.

Muestra una interfaz sencilla y amigable que solicita y devuelve la información básica más indispensable para nuestros 3 usuarios.

Se muestra un botón de registro en primer plano para visitantes

Se plantea el uso de una sola plataforma que sea responsive lo que reduce el costo de desalloro y facilita el acceso a la aplicación.

Visitantes:

Agilidad en el registro.

Apoyo del personal en caso de problemas con el registro.

Certeza de que su anuncio de visita ha sido enviado a su anfitrión.

Anfitrión:

Recepción oportuna de avisos de visita en sus distintos dispositivos

Administrador:

Contar con una data actualizada y fácilmente manipulable.

Durante la primera etapa de desarrollo se tomó en cuenta principalmente al visitante, y se realizaron los siguientes sketchs de baja fidelidad, diagramas de flujo y el primer prototipo clickable.

Diagrama de Flujo

Sketch de baja fidelidad

Prototipo clickeable de alta fidelidad

En este primer prototipo se realizó un testeo del producto que arrojó que había que hacer cambios a la interfaz.

En éstos primeros prototipos solo se tomó en cuenta al usuario "visitante", sin embargo luego de recibir feedback en la presentación de avance se inició el proceso del prototipo ideal.

Se realizó un "Segundo prototipo", en éste prototipo se realizó un cambio total de la interfaz y se agregó a los usuarios "Anfitrión" que es la persona que recibe visitas e invitados y al "Admin" el administrador que puede ser personal administrativo del coworking con permiso para utilizar el sistema.

Los test del segundo prototipo mostraron una mejora en la experiencia de navegación, sin embargo la parte de solicitar apoyo de administración resultaba confusa. Además se pudo recibir feedback de Paulina Pimentel, quién cuestionó la pertinencia de algunos elementos como las flechas y la falta de autenticación en los inputs.

Tomando en cuenta los comentarios recibidos en el testeo y feedback se realizó un Tercer prototipo y su correspondiente flujo al que también se le realizó un testeo

A éste prototipo se le agregó la autentificación de información, botones que se activan si la información ha sido ingresada de forma correcta.

Al finalizar las pruebas a éste prototipo se encontró que a algunos usuarios no les agrada la idea de la fotografía, sin embargo al ser ésta una informción que en éste momento se considera útil recopilar; brindamos la opción de volver a tomar de fotogrfía de modo que el visitante tenga más control de éste requisito y con ello se mejore su sensación al respecto.

En el perfil de Admin agregar el acceso o directamente las fotografías de cada visitante, así como la posibilidad de tomar las fotografías de visitantes desde éste perfil.

Diseñar y testear las pantallas de notificación para el anfitrión que deben permitir enviar una confirmación de recibido y opcionalmente un mensaje al visitante.

Para el perfil de Anfitrión podría ingresarse una agenda de citas que envíe un código al visitante y que le permita acceder únicamente con ese código.

En éste momento del desarrollo contamos con el flujo ideal implementado en un 70% tomando como referencia el prototipo ideal.

La interfaz continúa en desarrollo y ya se puede apreciar la implementación del prototipo.

Durante el testeo del producto desarrollado, encontramos área de oportunidad principalmente en la interfaz, acomodo de botones en la pantalla de la cámara, así como lograr el autocompletado en el filtro de Anfitriones.

• Instalar un editor de código como Atom, Visual Studio Code, Sublime text, entre otros.
• Instalar una Terminal como Git Bahs o utilizar la terminal de tu equipo de computo.
• Forkear o clonal el repositorio a tu ordenador local desde: https://github.com/MirEnovi/Registro-de-Visitantes.git
• 4.Instalar Node.js así como las dependencias del proyecto.

Durante el desarrollo de ésta aplicación se utilizaron tambien:

• FireBase para el almacenar la data.
• MarvelApp para la creación de los prototipos de alta fidelidad
• Google Drive para el almacenamiento de los materiales recopilados durante la invetigación y desarrollo

La aplicación cuenta con 3 usuarios con distintos perfiles; el perfil público es para realizar el registro de visitantes y para utilizarlo hay que dar click al botón "Regitra tu visita" ubicado en la pantalla principal.

En la segunda pantalla ir llenando los campos requeridos con información básica y dar click en el botón de flecha.

En la pantalla de la cámara dar click en "iniciar" cámara, seguido de "capturar foto" y "salvar foto", en la pantalla final seleccionar una persona con el filtro y dal click en "enviar" para que el anfitrión reciba el aviso.

Para los usuarios "admin" y "anfitrión" hay que ingresar en menú, seleccionar la opción deseada e ingresar correo y contraseña.

• Mirian Ivonne García Hernández, Desarrolladora Front-End
• Diana Cristal Leyva Ramírez, Desarrolladora Front-End
• Rocío Estrada, User Experience (UX)