Das Milchbüechli-Supertool ist eine einfache Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Buchhaltung einer Einzelunternehmung in der Schweiz.

Dies ist die einfachste Form der Buchhaltung für Einzelunternehmen mit weniger als CHF 100'000 Umsatz pro Jahr (erlaubt wäre bis CHF 500'000, wird aber komplizierter wegen der Mehrwertsteuer). Diese Form der Buchhaltung erleichtert den Einstieg in eine selbständige oder unternehmerische Tätigkeit.

Wenn die Belege sauber abgelegt und benannt sind, so ist das Erstellen der Buchhaltung am Jahresende nur noch ein Knopfdruck!

Das Tool funktioniert in Excel und auch in Google Sheets.

Das Milchbüechli-Supertool hilft, eine klare Struktur in die Ablage von Belegen zu bringen. In den Dateinamen der Belege sind alle Informationen für die Buchhaltung bereits enthalten (Datum, Beschreibung, Betrag, etc.).

Im Unterordner Einnahmen werden alle Belege (Rechnungen) für Einnahmen abgelegt.

Beispieldateiname: 2022-02-23 KUNDE A - Workshop CHF1100.pdf

1. Das Rechnungsdatum (in umgekehrter Reihenfolge Jahr-Monat-Tag wegen der Sortierung).
2. Ein freier Text zur Beschreibung.
3. Der Betrag.

Sobald wir den Betrag erhalten haben, können wir optional das Datum der Überweisung notieren. Dann sieht der ganze Dateiname so aus: 2022-02-23 KUNDE A - Workshop CHF1100 BEZ2022-03-05.pdf

Im Unterordner Ausgaben werden alle Belege für Ausgaben abgelegt.

Beispieldateiname: 2022-04-04 Arbeitsplatz Effinger CHF270 KAT5.pdf

1. Das Rechnungsdatum (in umgekehrte Reihenfolge Jahr-Monat-Tag wegen der Sortierung).
2. Ein freier Text zur Beschreibung.
3. Der Betrag.
4. Die Ausgabekategorie (siehe Excel-Datei im Tabellenblatt Einstellungen).

→ Dateien als ZIP herunterladen

Die Excel-Datei hat zwei hinterlegte Makro-Funktionen. Eine ist für die Einnahmen und eine für die Ausgaben. Im Tabellenblatt Einnahmen bzw. Ausgaben hat es entsprechende Knöpfe, um die Daten aus den Dateinamen auszulesen.

Damit dies funktioniert, braucht es einen Ordner für die Einnamen und einen für die Ausgaben. Dort drin müssen die Belege und Rechnungen mit ganz bestimmten Dateinamen abgespeichert sein (siehe Beispielordner oder Einnahmen/Ausgaben unten).

Hinweis zum Virenschutz: Falls sich der Windows Virenschutz meldet, so muss man den Ordner, in dem sich die Excel-Datei befindet, als vertrauenswürdigen Speicherort deklarieren.

→ Dateien als ZIP herunterladen

Das Milchbüechli-Supertool kann auch in Google Sheets verwendet werden. So wird das Google Sheet eingerichtet:

1. Excel-Datei auf Google Drive hochladen.
2. Die Unterordner Einnahmen und Ausgaben erstellen.
3. Die Excel-Datei mit Google Sheets öffnen. Zuerst wird sie im Excel-Format geöffnet.
4. Nach Google Sheets umwandeln: Im Menu Datei den Punkt Als Google-Tabelle speichern auswählen.
5. Nun gibt es zwei Dateien. Die Excel-Datei (Endung .xlsm) kann gelöscht werden.
6. In der Google Sheets Datei Menu Erweiterungen, Apps Script öffnen.
7. Im Skripteditor den ganzen Inhalt der Datei GoogleSheetsScript.gs hineinkopieren.
8. Speichern, Skripteditor schliessen und Google Sheet neu laden.

Nun sollte in Google Sheets ein neues Menu 🥛 Milchbüechli erscheinen (nach einer kurzen Ladezeit). Unter diesem Menu können die Einnahmen und Ausgaben eingelesen werden. Allenfalls muss bei der ersten Ausführung noch die Berechtigung erteilt werden.

Hinweis Region: Eventuell muss unter Datei, Einstellungen das korrekte Land ausgewählt werden, damit Datum und Währungen korrekt dargestellt werden.

Im Tabellenblatt Jahresabschluss werden alle Ausgaben nach Kategorien aufgelistet. Diese Übersicht kann für die Steuererklärung verwendet und dort als Jahresabschluss beigelegt werden. Auf Nachfrage der Steuerbehörde kann man mit den detaillierten Ansichten (Einnahmen, Ausgaben, Aktiven, Passiven) und den zugeordneten Belegen weitere Auskunft erteilen.

Erstellt mit ✨ von www.jakobservices.ch

Das Milchbüechli-Supertool darf frei verwendet und weiterentwickelt werden. Dieses Werk ist - sofern nicht anders angegeben - lizenziert unter Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International (CC BY-SA 4.0).

Diese Lizenz drückt zwei Aspekte aus, die uns wichtig sind:

• Attribution: Wertschätzung und Dank ausdrücken für die Leute, von denen wir etwas empfangen haben.
• ShareAlike: Das, was wir grosszügig von anderen empfangen haben, geben wir im gleichen Sinn wieder weiter.

Du darfst die Unterlagen also verwenden, kopieren und weiterentwickeln. Dabei musst du einfach die Autoren nennen, die die Unterlagen erstellt haben (Attribution). Und wenn du die Unterlagen weiterentwickelst, dann musst du diese wieder unter den gleichen Bedingungen anderen zur Verfügung stellen (ShareAlike).

So etwa könnte eine Quellenangabe aussehen:

📌 Milchbüechli-Supertool von Jakob Services, Lizenz: CC BY-SA 4.0

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