En el mundo tecnol贸gico en el que vivimos hoy d铆a las estaciones de trabajo son conformadas por una comunidad de emprendedores y creativos, adoptando el nombre de coworking tienen como principales objetivos reflejar una imagen de sinergia y productividad.
Sin embargo en muchos de estos lugares el proceso de registro de visitantes es tedioso lo cual da una imagen anticuada a la empresas y causa problemas como perdidas de documentos de identidad y en varias ocasiones una larga espera en recepci贸n que retrasa los horarios de citas asignados anteriormente.
Como empresa tecnol贸gica proponemos desarrollar un app web que re煤na la informaci贸n de invitados, capture sus fotos y notifique a los anfitriones de la llegada de un visitante, todo desde un iPad.
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Reinventar el proceso de registro de visitantes para mejorar sus servicios, sorprender a los visitantes con una primera impresi贸n moderna de la marca y por ende competir con un coworking de mayor magnitud.
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Optimizar el inicio de sesi贸n de los visitantes, aumentando la eficiencia de recepci贸n, sin importar el numero de visitantes con los que se cuente por d铆a identificando f谩cilmente qui茅n est谩 autorizado para estar en el sitio.
Estudiamos a los usuarios que van a utilizar nuestro producto y definimos nuestra audiencia potencial mediante usuarios ficticios.
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Historia de usuario No. 1: Como visitante de un coworking quiero registrarme de forma r谩pida y sencilla para acceder a mi cita en tiempo y forma.
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Historia de usuario No. 2: Como administrador de un coworking quiero visualizar la informaci贸n de los usuarios registrados para llevar un control de las personas que se encuentran dentro del edificio, de manera r谩pida y eficaz.
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Historia de usuario No.3: Como anfitri贸n en un coworking, quiero poder registrar r谩pidamente a las personas que me visitan y ser notificado en cuanto lleguen para no perder tiempo y poder aprovecharlo en los temas a negociar.
Definimos los procesos que realizan los usuarios en sus contextos reales, a continuaci贸n mostramos un ejemplo:
Realizamos visitas para analizar a los usuarios utilizando un producto en un contexto real, el coworking que tomaremos como principal comparaci贸n es Forum Naucalpan, el lugar en cuesti贸n tiene un proceso de registro muy riguroso y peculiar a la vez, al llegar al edificio nos encontramos con el 谩rea de recepci贸n, en la cual nos dan la bienvenida y nos solicitan una identificaci贸n oficial (identificaciones de trabajo o cualquier otra 铆ndole quedan descartadas) posteriormente proceden indicarnos que nos tomaran una foto para el registro y toman los datos de a que piso accederemos y con quien (en este punto cabe destacar que la se帽orita de recepci贸n nos indica que anteriormente entregaban un sticker que identificaba a los visitantes, pero desde hace un par de semanas esta opci贸n ya no est谩 en funcionamiento) una vez registrados accedemos al 谩rea de torniquetes que dan acceso a los elevadores en esta parte el oficial de seguridad es quien nos permite la entrada y nos indica el piso que visitaremos, en el piso de la persona a la que se visita existe una especie de altavoz que nos permite vocear a quien visitamos, debemos esperar a que el anfitri贸n salga a recibirnos para finalmente poder acceder y comenzar nuestra reuni贸n.
Al finalizar la reuni贸n nos queda una sensaci贸n de un proceso largu铆simo y complicado, muchas veces no ten铆amos la certidumbre de para que nos estaban tomando una foto si ya contaban con nuestra identificaci贸n o si perder铆amos demasiado tiempo en recepci贸n y llegar铆amos en tiempo a nuestra cita, adem谩s de que el proceso de vocear a nuestro anfitri贸n si bien innovador nos dio much铆sima inseguridad en cuesti贸n del tono de nuestra voz, el si nos hab铆an escuchado por el tiempo de espera o si deb铆amos o no repetir nuestro anuncio.
(El oficial no nos permiti贸 sacar fotos del interior del edificio)
Para poder identificar y empatizar con nuestro usuario final se realizaron entrevistas con personas de diferentes roles en el proceso de registro:
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El ingeniero Ricardo Diaz anfitri贸n en el coworking Forum Naucalpan, nos comparte que para poder recivir un visitante no hace falta que lo de de alta ni tiene que seguir ningun protocolo en especial, sin embargo cuando llega a tener alguno tiene que pasar por el procedimieto de recepcion y el no se entera que su invitado llego hastasube a su piso y lo vocea y que en varias ocaciones no ah escuchado el altavoz haciendo esperar a su invitado, por lo cual una notificacion desde que el usuario a llegado al edificio, facilitaria de forma importante este proceso para el. Audio de entrevista
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La se帽orita Miriam, encargada en recepci贸n del coworking Terminal 1, nos comenta que el proceso de registro de un visitante consta de 2 partes primero con vigilancia que los canaliza y anota sus datos en una libreta, para posteriormente pasar con ella y volver a registrar sus datos en otra libreta, se llama por tel茅fono a la persona que visitan y si se autoriza el acceso la persona entra o espera en recepci贸n. Algunos de los inconvenientes encontrados son que al ser 36 oficinas es complicado memorizar o buscar el n煤mero de extensi贸n para notificar a una persona que tiene un visitante o que no respondan el tel茅fono y el visitante tenga que esperar largo tiempo en recepci贸n. Audio de entrevista
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El se帽or Seraf铆n Nava encargado de seguridad en la casa de cultura: "Jes煤s Romero Flores" nos indica que en el proceso de seguridad que 茅l lleva a cabo es primero visual ya que requiere identificar que las personas no se vean sospechosas para permitirles el registro, un dato importante es que el cuenta con un boton de panico que le da seguridad en caso de que llegara a ingresar una persona no autorizada al edificio, en su caso tanbien nos comenta que muchas veces se le complica el poder leer los nombres por la letra con la que se registran los visitantes. Audio de entrevista
Realizamos un estudio de mercado y/o de productos similares para realizar o re-dise帽ar.
A partir de todos los datos obtenidos en la fase anterior, vamos a proceder a su organizaci贸n y categorizaci贸n.
Definimos todos los flujos funcionales que tendr谩 nuestra app web tanto del lado del usuario para el registro, como para el administrador con la consulta de los datos:
En un proceso de dise帽o colaborativo (en equipo) decidimos nombrar a nuestra marca Easy Visit y asignar una gama de colores en azules y grises para denotar armon铆a y seriedad.
El logotipo de Easy Visit se compone de de una computadora con un s铆mbolo de check para dar una sensacio虂n de coherencia y fijar en la memoria el prop贸sito de la marca.
El color azul es el que ma虂s predomina en el dise帽o debido a que seg煤n la psicolog铆a del color, el azul simboliza armoni虂a, fidelidad, simpati虂a, paz, serenidad, confianza, comunicacio虂n, etc. y precisamente en un proceso de registro que puede llegar a estresar al usuario el prop贸sito es brindarle la mayor comodidad y agrado posibles en el proceso.
En esta etapa nuestro objetivo es comprobar la calidad del dise帽o propuesto.
Es una prueba de usabilidad nos apoyamos como primer herramienta de la observaci贸n y an谩lisis de c贸mo un grupo de usuarios reales utilizan nuestra app web, anotando los problemas de uso con los que se encuentran para poder solucionarlos posteriormente, a continuaci贸n los resultados obtenidos: